Какие документы выдавать сотруднику при увольнении в 2026 году

В 2026 году изменились правила оформления документов при расторжении трудового договора. С 1 июля работодатели освобождены от обязанности выдавать увольняющимся сотрудникам ряд выписок из персонифицированной отчетности. Теперь большинство таких документов предоставляют только по запросу. Разберем, что необходимо подготовить в последний рабочий день и какие сведения работник вправе получить дополнительно.

Трудовая книжка или СТД-Р

В последний день работы сотруднику необходимо вернуть бумажную трудовую книжку. Если он отказался от ее ведения, работодатель оформляет сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ее бланк утвержден приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.

Когда увольняемый отсутствует и не может забрать СТД-Р лично, сведения направляют заказным письмом с уведомлением. Согласовывать такую отправку с работником не требуется.

Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку, дополнительно выдавать ему СТД-Р необязательно. Получить информацию о своей трудовой деятельности он может через СФР, МФЦ или портал госуслуг (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Какие выписки больше не выдают автоматически

До июля 2026 года при увольнении работодатели предоставляли сотрудникам сведения, необходимые для индивидуального учета пенсионных прав и страховых взносов. Теперь эта обязанность возникает после обращения работника.

По его заявлению организация должна подготовить:

Сведения о стаже из ЕФС-1 — выписку из подраздела 1.2 раздела 1, если данные по сотруднику подлежат отражению в этой части отчета.

Информацию о пенсионных накоплениях — выписку из подраздела 3 раздела 1 ЕФС-1, если за работника перечислялись дополнительные взносы.

Индивидуальные данные из РСВ — копию раздела 3 расчета по страховым взносам.

Персонифицированные сведения о физическом лице — выписку из соответствующей отчетной формы ФНС.

Документы предоставляют за периоды, обозначенные в заявлении. На исполнение запроса отводится не более трех календарных дней. Такой порядок установлен пунктом 12 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Справедливая стоимость по новым федеральным стандартам: практические рекомендации

Лектор: Светлана Бобовникова
Программа вебинара >>

990 руб. 0 руб. ЗАПИСАТЬСЯ БЕСПЛАТНО

Дата проведения	Формат участия
15.10.2026, с 11:00 до 13:00	Онлайн

В каких случаях нужны сведения о стаже

Подраздел 1.2 формы ЕФС-1 заполняют не на всех сотрудников. Он предназначен для отражения периодов работы и иных обстоятельств, имеющих значение для пенсионного учета.

Например, сведения потребуются, если человек трудился во вредных условиях, уходил в отпуск по уходу за ребенком или брал отпуск за свой счет. Особые правила действуют и для других категорий застрахованных лиц.

При стандартных условиях занятости, когда отсутствуют специальные основания для заполнения подраздела, формировать такую выписку не требуется (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Аналогичный принцип применяется к данным о дополнительных пенсионных взносах. Выписка из подраздела 3 раздела 1 ЕФС-1 актуальна лишь тогда, когда сотрудник участвовал в программе дополнительных отчислений либо работодатель финансировал их самостоятельно.

Документы для родителей детей-инвалидов

Отдельное правило предусмотрено для сотрудников, использующих дополнительные оплачиваемые выходные по уходу за ребенком-инвалидом.

При увольнении по просьбе такого работника оформляют справку за текущий календарный год. В ней перечисляют даты предоставленного отдыха и количество использованных дней. Если дополнительные выходные не оформлялись, это также фиксируют в документе.

Справку необходимо передать в день увольнения. Основание — постановление Правительства от 06.05.2023 № 714 и часть 4 статьи 84.1 ТК РФ.

Какие еще бумаги может запросить работник

При прекращении трудовых отношений сотрудник вправе потребовать документы, подтверждающие его работу в организации. Для этого достаточно письменного заявления.

В частности, работодатель должен предоставить заверенные копии приказов о приеме, кадровых переводах и увольнении. Также можно запросить справку о доходах и удержанном НДФЛ и другие документы, связанные с трудовой деятельностью.

Если заявление поступило до увольнения, необходимые бумаги выдают в последний рабочий день (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Главное изменение 2026 года — сокращение перечня документов, которые организация обязана готовить без обращения сотрудника. Трудовую книжку или СТД-Р по-прежнему выдают при увольнении, а сведения персонифицированного учета оформляют по запросу с учетом особенностей отчетности и установленных сроков.